Profesionalne komunikacije: sredstva, funkcije, principi organizacije procesa

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 06:20

Profesionalna komunikacija je neophodna kako bi se omogućilo ljudima u tvrtki da međusobno učinkovito komuniciraju. Tempo rada cijelog poduzeća izravno ovisi o tome koliko će se brzo i pristupačno odvijati prijenos informacija.

Profesionalna komunikacija igra važnu ulogu u donošenju najučinkovitijih odluka i njihovom priopćavanju timu. Ako su loše uspostavljeni, onda to prijeti negativnim posljedicama, koje se mogu izraziti u pogreškama u odabranim odlukama, u nastanku nesporazuma između zaposlenika i menadžera, kao iu pogoršanju međuljudskih odnosa..

Definicija pojma

Profesionalne komunikacije su interakcije koje se provode u području službenih odnosa. Njihov je glavni cilj postizanje željenih rezultata, rješavanje postavljenih zadataka, kao i optimizacija određenih aktivnosti. Istovremeno, svaki od sudionika u profesionalnim komunikacijamaima svoj status, kao šef, podređeni, kolega ili partner.

U onim slučajevima kada ljudi na različitim razinama ljestvice karijere (izvođač i menadžer) međusobno komuniciraju, možemo govoriti o podređenoj komunikaciji. Uostalom, ovdje je jasno vidljiva vertikala odnosa. Kod provedbe interakcije po principu ravnopravne suradnje možemo govoriti o horizontalnim komunikacijama.

Relevantnost problema

Profesionalna komunikacija svakodnevno je iskustvo za ljude. Održava se na radnom mjestu iu školama, sveučilištima i službenim institucijama. To je komunikacija između učenika i nastavnika, podređenih i šefova, konkurenata, partnera i kolega. Da bi ostvario cilj pred sobom, svaka osoba mora biti upoznata sa sredstvima i principima takve komunikacije, jer partneri moraju komunicirati na istom jeziku (u doslovnom i prenesenom smislu), imati zajedničko društveno iskustvo i razumjeti se.

Poštivanje osnovnih uvjeta poslovne komunikacije

Kako komunikaciju u profesionalnoj djelatnosti učiniti što učinkovitijom? To će zahtijevati ispunjavanje niza uvjeta. Prije svega, komunikacija treba imati jasnu svrhu. Pritom je za njegovo postizanje važan interes svih osoba uključenih u ovaj proces. Primjer je sklapanje sporazuma, uspostavljanje odnosa, koordinacija događaja, razvijanje najpovoljnijih uvjeta za suradnju, itd.

Svimasudionici u profesionalnoj i poslovnoj komunikaciji moraju međusobno kontaktirati, i to bez obzira na osobne sklonosti ili nesklonosti. Pritom je obvezno poštivati podređenost, radne uloge, poslovni bonton i formalna ograničenja. Potonji koncept podrazumijeva ne samo provedbu raznih protokola, rutina i propisa, već i banalnu potrebu kontroliranja moći vlastitih emocija i poštivanja sugovornika.

Osim toga, jedan od nužnih uvjeta za najučinkovitiju provedbu poslovne komunikacije u profesionalnim djelatnostima je njena upravljivost. Čelnik tvrtke, kao osoba najzainteresiranija za rješavanje zadataka koji stoje pred timom, najprije bi se trebao pobrinuti za takav trenutak. Važno mu je motivirati svoje zaposlenike da pronađu najbolje rješenje, jer će u suprotnom ostati pasivni promatrači, ne nudeći nikakve ideje.

Alati za poslovnu komunikaciju

Profesionalna komunikacija je smislena želja jedne osobe ili cijele grupe ljudi da motivira jednog zaposlenika ili cijeli tim na akciju koja na neki način može promijeniti situaciju ili skrenuti razgovor u drugom smjeru.

Postoji niz alata koji su dostupni za provedbu plana. Dakle, sredstva profesionalne komunikacije uključuju:

1. Obična pošta. Od svih sredstava poslovne komunikacije najstarije je. I u tom pogledu, tradicionalna pošta ima niznedostatke. One se sastoje u maloj brzini prijenosa poruka, složenijem dizajnu slova (u usporedbi s drugim vrstama komunikacija) itd. I to da ne spominjemo činjenicu da ovaj sustav ne radi uvijek na odgovarajućoj razini. No obična pošta i danas se koristi kao sredstvo profesionalne komunikacije. Njegova glavna prednost je vrlo prihvatljiv način prijenosa važnih dokumenata između partnera. U poslovnim odnosima može se koristiti i metoda kao što je prijenos telegrama. Ova usluga se također pruža poštom.
2. Telefonska veza. Ovo je vrlo učinkovito sredstvo poslovne komunikacije. Međutim, telefonski pregovori nisu pravno obvezujući. Ovu točku treba uzeti u obzir kada koristite profesionalnu komunikaciju, dok koristite druge načine.
3. E-pošta. Ovo relativno novo sredstvo poslovne komunikacije uživa zasluženu popularnost. Jedna od njegovih glavnih prednosti je kombinacija oblika pisane komunikacije (fiksni tekst) s kvalitetama koje ima usmena komunikacija, u vidu brzine prijenosa informacija i mogućnosti dobivanja gotovo trenutnog odgovora. Takve kvalitete čine e-poštu jednim od glavnih sredstava koja se koriste za prijenos poruka neformalne prirode.
4. Faks. Pomoću posebnog uređaja možete vrlo brzo prenijeti kopiju bilo kojeg dokumenta svom partneru. Brzina je nedvojbena prednost faksimilne komunikacije. Međutim, tako preneseni dokumenti nemaju pravnu snagu, jer nemajuoriginalni potpisi i pečati. Zbog toga se u većini slučajeva faks kao sredstvo komunikacije koristi samo za brzi prijenos dokumenata. Mogu se prihvatiti na izvršenje samo ako se originali pošalju nakon njih običnom poštom. Treba imati na umu da je zabranjeno slati dokumente s oznakom "Za službenu upotrebu" ili "Povjerljivo" faksom.

Poslovna komunikacija

Oralni kontakt oduvijek je bio u središtu profesionalne komunikacije. Provodi se između ljudi koji su međusobno povezani interesima slučaja, a također imaju potrebne ovlasti za rješavanje nastalih problema i uspostavljanje partnerskih odnosa.

Ovakvi razgovori su sredstvo profesionalne komunikacije, utjelovljujući sve prednosti koje nedostaju telefonskoj komunikaciji i razmjeni pisanih informacija. Činjenica je da poslovna komunikacija:

• provodi se u uvjetima bliskog kontakta, kada je moguće fokusirati se samo na jednog sugovornika ili na malu grupu ljudi;
• stvara uvjete pod kojima se mogu uspostaviti osobni odnosi;
• implicira izravan kontakt.

Poslovni razgovor prvenstveno se odnosi na usmeni govor. I on, u usporedbi s pisanim oblikom, ima niz bitnih razlika. Tijekom takvog razgovora postaje moguće izravno utjecati na sugovornika ili grupu ljudi. U ovom slučaju koriste se geste i izrazi lica, intonacija i tako dalje. Osim,komunikacija licem u lice ne ostavlja vremena za prethodno razmišljanje. Zato se u poslovnom razgovoru često koriste ležerni oblici komunikacije, kao i neke stilske i gramatičke značajke.

Korišćen kao osnova profesionalne komunikacije, poslovni razgovor se odlikuje prvenstveno logičnom konstrukcijom misli. Na temelju postojeće prakse može se tvrditi da poslovni ljudi koji izvrsno koriste prosudbe i koncepte, koji su sposobni uvjerljivo dokazati i donijeti ispravne zaključke, uspijevaju puno brže od onih poslovnih ljudi koji ne posjeduju te vještine.

Profesionalni razgovor ima svoju psihološku kulturu. Leži u sposobnosti sugovornika da ostave dobar dojam na druge, stvore prijateljsko ozračje sastanka, primjenjuju posebne tehnike koje štite od netočnih pitanja, saslušaju svoje protivnike do kraja i, ako je potrebno, pobijaju njihove argumente, koriste tehnika koja omogućuje komunikaciju bez sukoba.

Međukulturni odnosi

Danas je svijet sve više obuhvaćen procesom globalizacije. Zato interkulturalna profesionalna komunikacija dolazi do izražaja. Za njegovu provedbu potrebni su stručnjaci koji ne znaju samo strani jezik. Moraju ga svladati u smislu poslovne komunikacije.

Takva profesionalna komunikacija najčešće se odvija na engleskom jeziku. To je glavno sredstvo komunikacije umeđudržavna razina.

Engleski u području profesionalne komunikacije modernizirana je i pojednostavljena verzija engleskog jezika općenito. Karakterizira ga prisutnost standardnih klišejskih fraza, kao i svih vrsta uzoraka. Stručnjak ih mora poznavati i biti sposoban koristiti ih u određenim situacijama.

Ako tumača na poslovni sastanak pozove poslovni čovjek, u profesionalnoj komunikaciji takav stručnjak neće polaziti samo od svog životnog iskustva i ponašanja koje je prihvaćeno u njegovom matičnom kulturnom okruženju. Uzimanje u obzir osobitosti ponašanja drugih ljudi pomoći će u izbjegavanju nesporazuma, pogrešaka i problema u razgovoru.

U interkulturalnoj profesionalnoj komunikaciji potrebno je poznavati međuljudske norme odnosa koje su prihvaćene u pojedinom društvu. Naime - neverbalni i verbalni jezici komunikacije. Prvi od njih uključuju različite signale bez riječi koje sudionici komunikacije šalju jedni drugima. Često to rade nesvjesno. Treba imati na umu da je poznavanje neverbalnih i verbalnih jezika u profesionalnoj komunikaciji interkulturalne prirode ključ uspješnog susreta. Specijalist bi trebao biti svjestan boje govora koju su usvojili određeni ljudi, glasnoće izgovora, intonacije, izraza lica, držanja itd. Norme za njihovu upotrebu tijekom razgovora mogu imati neke razlike. Najbolji primjer je tradicionalni američki osmijeh. U Rusiji se to smatra neiskrenim i umjetnim. Amerikancinaprotiv, smatraju da su Rusi previše tmurni, nepristojni i ozbiljni.

Obuka stručnjaka

Kako se rješavaju problemi s međudržavnom poslovnom komunikacijom? Za uspješno pregovaranje potrebna je prisutnost visokokvalificiranog prevoditelja u području profesionalne komunikacije, koji ima specijalizirana i opća kulturološka znanja. Ruska sveučilišta obučavaju takve stručnjake.

Istovremeno se aktivno koristi program pod nazivom "Prevoditelj u području profesionalne komunikacije". Pruža vještine za učinkovitu komunikaciju u današnjoj poslovnoj i kulturnoj razmjeni.

Glavne funkcije

Među značajkama profesionalne komunikacije je njezin prilično složen sustav. Sastoji se od više razina, koje ne pokrivaju samo određenu organizaciju, već i vanjsko okruženje. Razmotrite glavne funkcije profesionalne komunikacije.

1. Informativno. Profesionalne komunikacije osmišljene su tako da igraju ulogu određenog posrednika. Uz njegovu pomoć razmjenjuju se ideje, odluke i poruke među zaposlenicima. Informacijska funkcija poslovne komunikacije neophodna je za postizanje ciljeva organizacije, kao i za otklanjanje problema koji nastaju tijekom ovog procesa.
2. Motivacijski. Profesionalne komunikacije doprinose želji zaposlenika da bolje obavljaju svoje zadatke. Ovo je motivacijska funkcija.profesionalne komunikacije. U ovom slučaju, vođa koristi sredstva kao što su red, uvjeravanje, sugestija i zahtjev.
3. Kontrola. Koristeći hijerarhijsku podređenost, ova je funkcija osmišljena za praćenje ponašanja zaposlenika tvrtke.
4. Izrazito. Uz pomoć ove funkcije profesionalne komunikacije doprinose zadovoljavanju društvenih potreba kroz izražavanje iskustava i osjećaja o onome što se događa.
5. Komunikativan. Ova značajka je vrlo specifična. Uz njegovu pomoć identificiraju se i rješavaju tipične pogreške i problemi koji su nastali u poslovnoj komunikaciji te se formuliraju principi optimalnog ponašanja.

Funkcije profesionalne komunikacije mogu se promatrati i sa stajališta osiguravanja života tvrtke u cjelini. U ovom slučaju se događa sljedeće:

1. Regulativna funkcija. Prilikom komuniciranja dolazi do neizravnog ili izravnog utjecaja na zaposlenika, koji je objekt upravljanja. Takva funkcija doprinosi organizaciji zajedničkih akcija u timu, koordinaciji i optimizaciji od strane voditelja svih radnji koje tim izvodi.
2. Funkcija društvene kontrole. Bilo koja od metoda rješavanja problema organizacije, kao i njezini oblici i principi rada, imaju izražen normativni karakter. Reguliranje svih ovih odredbi, koje se nalazi u uputama i naredbama voditelja, pomaže u osiguravanju organiziranosti i integriteta ustanove, kao i dosljednosti zajedničkog djelovanja svakog člana tima. Za održavanje ovog smjera iobavljaju svoju društvenu kontrolu profesionalne komunikacije.
3. Funkcija socijalizacije. To je jedan od glavnih zadataka svakog vođe. Ova funkcija omogućuje mladim zaposlenicima da se uključe u zajedničke aktivnosti, koji počinju svladavati komunikacijske vještine i sposobnosti, naučiti se snalaziti u komunikacijskoj situaciji, govoriti i slušati. Sve je to vrlo važno ne samo u svrhu međuljudske prilagodbe, već i za provedbu profesionalnih aktivnosti. Istovremeno, mladi ljudi stječu tolerantan, zainteresiran i dobronamjeran odnos prema drugim zaposlenicima i sposobnost djelovanja u cilju ispunjavanja kolektivne zadaće.
4. Socio-pedagoški. U procesu profesionalnog komuniciranja odvija se proces osposobljavanja, obrazovanja i razvoja osobnosti zaposlenika uz prenošenje praktičnog iskustva na njega. Zahvaljujući sustavnim kontaktima koji se javljaju tijekom zajedničkih aktivnosti, svi sudionici komunikacije stječu znanja kako o sebi tako i o partnerima, kao i o najboljim opcijama za rješavanje zadataka pred timom. Ovladavanje praktičnim vještinama nekim zaposlenicima ponekad postaje moguća kompenzacija za nedostajuće stručno znanje. A to osigurava socio-pedagoška funkcija komunikacije.

Smjernice

Profesionalna komunikacija temelji se na:

1. Interpersonalnost. Takvu komunikaciju karakterizira svestranost, otvorenost interakcije među ljudima. Ovo načelo temelji se na osobnom interesu jednih za druge. I to unatočda je komunikacija poslovno orijentirana. Takva komunikacija neizbježno nosi obilježja međuljudskog kontakta.
2. Svrha. Ovo načelo profesionalnog komuniciranja je višenamjensko, jer proces poslovne komunikacije, uz predviđeno informacijsko opterećenje, nosi i temeljni cilj. Primjerice, voditelj, informirajući tim o statističkim podacima kojima raspolaže, želi ukazati na problematične aspekte određenog područja djelovanja. Istovremeno, najvjerojatnije, na nesvjesnoj razini, nastoji prisutnima demonstrirati svoju elokvenciju, erudiciju i inteligenciju.
3. Kontinuitet. Ovo je još jedno od načela profesionalne komunikacije. Ona se sastoji u tome da, ulazeći u vidno polje našeg poslovnog partnera, postajemo pokretači kontinuiranog kontakta s njim. Pritom se komunikacija odvija ne samo na verbalnoj razini. Partner stalno prima poruke ponašanja iz kojih može izvući odgovarajuće zaključke.
4. Multidimenzionalnost. Tijekom profesionalnog komuniciranja ostvaruju se najmanje dva aspekta međuljudskih odnosa. Prvi od njih je prijenos poslovnih informacija i održavanje stvorenog kontakta. Drugi je prijevod emocionalnog stava prema partneru (može biti pozitivan i negativan).

Profesionalna komunikacijska etika

Svaki od sudionika poslovne komunikacije mora imati:

1. Iskrenost. Imajući takvu karakternu osobinu, ljudi se suzdržavaju od prijevarnih djela i prijevare. Međutim, čakoni koji poštenje smatraju neizostavnim standardom poslovnog ponašanja, ponekad ipak moraju lagati. U tom slučaju ljudi moraju birati između alternativa koje ih ne zadovoljavaju. Međutim, uvijek se mora govoriti istina. Laganje je opravdano samo kada se bira manje od dva zla, kada to okolnosti zahtijevaju.
2. Integritet. Ova osobina svojstvena osobi nalazi svoj izraz u jedinstvu njegovih postupaka i uvjerenja. Pristojno ponašanje je sušta suprotnost dvoličnosti i licemjerju. Takav će uvijek učiniti ono što je obećao. Primjerice, zaposlenik će svakako pomoći svom kolegi u obavljanju zadatka. To će se dogoditi čak i kada mu to ne bude tako lako, ali obećao je.
3. Pravda. Ova karakterna osobina podrazumijeva odsutnost pristranosti i objektivnosti u procjeni drugih ljudi i njihovih postupaka.
4. Odgovornost. Ova osobina sudionika u poslovnim odnosima očituje se u mjeri u kojoj je odgovoran za svoje riječi, poštuje moralne standarde i ispunjava svoje obveze.