U običnom životu ljudi primaju i daju informacije jedni drugima svaki dan, svaku minutu. Na taj način učimo stajalište drugih o svom ponašanju i prenosimo svoj stav prema njima. Taj se proces odvija ne samo u osobnom životu osobe, već iu radnim kolektivima.
U poslovanju povratna informacija je razmjena zapažanja i mišljenja o proizvodnim procesima. Ove informacije mogu biti pozitivne ili negativne. Svrha dobivanja informacija o radu organizacije je razjasniti snage i slabosti aktivnosti tima. Ispravno prenesene pozitivne povratne informacije, zajedno s motivacijom, mogu značajno povećati produktivnost zaposlenika. Omogućuje im da vide svoje greške i isprave ih.
Povratne informacije u poslovnom menadžmentu podrazumijevaju se kao poruke koje dolaze od zaposlenika do menadžera i obrnuto. Ako kod zaposlenika ne probudite interes za rad, on će raditi maksimalno 50% svojih mogućnosti. Motivacijski menadžment pomaže u rješavanju ovog problema. To je način vođenja organizacije koji se oslanja na poticaje kao način upravljanja.
Motivacijski menadžment daje prednost motivaciji zapreko stroge administrativne kontrole. Uz pomoć ovakvog pristupa dolazi do svijesti i izbora načina restrukturiranja utjecaja vanjskih impulsa, prilagođavanja aktivnosti zaposlenika, usklađivanja zajedničkih interesa, vrijednosti, normi. Pozitivne povratne informacije u središtu su promjene u aktivnostima zaposlenika.
Postoji mnogo različitih modela poticaja. Svaki voditelj sam izgrađuje vlastiti koncept motivacijskog upravljanja, koji se temelji na razumijevanju pokretačkih snaga aktivnosti i ponašanja zaposlenika. Produktivnost rada moguće je povećati ne samo povećanjem plaća i poboljšanjem radnih uvjeta, već i povećanjem samopoštovanja ljudi, osjećaja kompetentnosti i zadovoljstva proizvodnim procesom.
Pozitivne povratne informacije podržavaju konstruktivan timski rad. Sposobnost pružanja je stečena vještina. Može se razviti na sljedeće načine:
- Kada ocjenjujete rad zaposlenika, nemojte sve svesti na kritiku. Usredotočite se na načine ispravljanja grešaka. Pronađite prednosti u aktivnostima ljudi i iskoristite ih pri planiranju njegovog budućeg rada.
- Kada dajete povratne informacije, usredotočite se na potrebe drugih.
- Morate biti spremni za dijalog o poslu, otvoreni za komunikaciju. Pažljivo slušajte sugovornika.
- Odvojite činjenice od osobnog mišljenja. Ako nešto ne razumijete, postavite pitanje.
- Obratite pažnju na ponašanje koje može biti lakopromjena koja čovjeku još nije postala navika. Promjena uvriježenog ponašanja je teška, često dovodi do frustracije i negativno utječe na produktivnost.
- Pričekajte dok vas sam zaposlenik ne zamoli da komentirate njegov rad. Pozitivne povratne informacije funkcioniraju samo ako ljudi žele komunicirati zajedno.
